Procedura zgłoszeń naruszeń prawa

PROCEDURA

DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W KANCELARII RADCÓW PRAWNYCH OLEŚ, RYSZ, SARKOWICZ SP.K.

Data przyjęcia Procedury: 11 października 2024 r.

§ 1.
[Postanowienia wstępne]

1. Niniejsza Procedura określa zasady zgłaszania przez Sygnalistów rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz naruszeń prawa w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, w Kancelarii Radców Prawnych Oleś, Rysz, Sarkowicz sp.k.
2. Niniejsza procedura została przyjęta w związku z obowiązkiem określonym w art. 53 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz obowiązkiem określonym w art. 24 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
3. Procedura nie ma zastosowania:
   1. jeżeli zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa z zakresu zamówień publicznych w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa;
   2. jeżeli zgłoszenie dotyczy sprawy z zakresu ochrony informacji niejawnych lub dotyczy tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodów prawniczych.
4. Z uwagi na konflikt interesów, Kancelaria nie będzie świadczyć usług doradztwa prawnego na rzecz Sygnalistów, będących pracownikami podmiotu prawnego, na rzecz którego Kancelaria świadczy stałą pomoc prawną.
5. Ilekroć w niniejszej Procedurze mowa jest o:
   1. Działaniu Następczym – rozumie się przez to działanie podjęte przez Kancelarię w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia;
   2. Działaniu Odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście;
   3. Informacji o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie, o ile Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy z Kancelarią, pracuje lub pracował w Kancelarii, lub jeśli Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą świadczoną
   4. Informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazaną Sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
   5. Kancelarii – rozumie się przez to Kancelarię Radców Prawnych Oleś, Rysz, Sarkowicz sp.k.;
   6. Kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Kancelarii lub na rzecz Kancelarii, o ile uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
   7. Naruszeniu – rozumie się przez to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
      • korupcji;
      • zamówień publicznych;
      • usług, produktów i rynków finansowych;
      • przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
      • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
      • bezpieczeństwa transportu;
      • ochrony środowiska;
      • ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
      • bezpieczeństwa żywności i pasz;
      • zdrowia i dobrostanu zwierząt;
      • zdrowia publicznego;
      • ochrony konsumentów;
      • ochrony prywatności i danych osobowych;
      • bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
      • interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
      • rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
      • konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w lit. a)-q).
   8. Organie publicznym – rozumie się przez to naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w pkt 7);
   9. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
   10. Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
   11. Osobie powiązanej z Sygnalistą – rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny;
   12. Osobie Upoważnionej, Osobach Upoważnionych – rozumie się przez to osoby odpowiedzialne za odbieranie Zgłoszeń zgodnie z §2 ust. 2 Procedury;
   13. Otrzymanie Zgłoszenia – rozumie się przez to zapoznanie się ze Zgłoszeniem przez Osobę Upoważnioną;
   14. Postępowaniu prawnym – rozumie się przez to postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;
   15. Procedurze – rozumie się przez to niniejszy dokument;
   16. Procedurze AML – rozumie się przez to procedurę dotyczącą przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w Kancelarii, przyjętą w dniu 24 sierpnia 2020 r.;
   17. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w Kancelarii, w tym:
       • osobę, która jest zatrudniona w Kancelarii na podstawie umowy o pracę;
       • osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej na rzecz Kancelarii;
       • pracownika tymczasowego;
       • przedsiębiorcę – osobę fizyczną, która w sposób zorganizowany i ciągły wykonuje we własnym imieniu działalność zarobkową, w szczególności w oparciu o wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub w formie spółki cywilnej;
       • prokurenta;
       • wspólnika Kancelarii;
       • osobę świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy Kancelarii;
       • stażystę;
       • wolontariusza;
       • praktykanta.
   18. Ustawę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa powyżej, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Kancelarii lub na rzecz Kancelarii, lub już po ich ustaniu.
   19. Ujawnieniu publicznym – rozumie się przez to podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
   20. Ustawie o AML – rozumie się przez to ustawę z dnia z dnia 1 marca 2018 r. roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   21. Ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
   22. Zgłoszeniu – rozumie się przez to ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w Ustawie;
   23. Zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Kancelarii informacji o naruszeniu prawa;
   24. Zgłoszeniu zewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa w Kancelarii.

§ 2.
[Zasady dokonywania Zgłoszeń]

1. Sygnalista ma możliwość zgłaszania Informacji o naruszeniach prawa (rzeczywistych lub potencjalnych).
2. Osobą odpowiedzialną za odbieranie Zgłoszeń jest:
   1. Małgorzata Marchańska;
   2. Anna Grzywa-Pułka – w sytuacjach, gdy Zgłoszenie dotyczy Małgorzaty Marchańskiej.
3. Zgłoszenia dokonuje się:
   1. w postaci elektronicznej – za pośrednictwem poczty e-mail, poprzez przesłanie Zgłoszenia w formie zaszyfrowanego pliku na następujący adres e-mail:
      • a.grzywa@oles.com.pl – jeżeli Zgłoszenie dotyczy Małgorzaty Marchańskiej;
      • m.marchanska@oles.com.pl – jeżeli Zgłoszenie dotyczy pozostałych osób.
   2. Hasło do pliku należy przekazać do Osoby Upoważnionej poprzez wiadomość SMS lub w drodze użycia prywatnego, szyfrowanego komunikatora.
   3. ustnie – podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego na wniosek Sygnalisty w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą Sygnalisty Zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez Osobę upoważnioną.
4. W Zgłoszeniu Sygnalista powinien również podać swój adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej. W przypadku Zgłoszeń ustnych, jeżeli Sygnalista nie poda adresu kontaktowego, nie będzie miał możliwości otrzymania potwierdzenia dokonania zgłoszenia.
5. prawa została anonimowo zgłoszona Kancelarii, lub ujawniona publicznie, a następnie doszło do ujawnienia tożsamości Sygnalisty i doświadczył on Działań odwetowych, §4 Procedury stosuje się, jeżeli zostały spełnione warunki wskazane w §4 ust. 3 Procedury. W przypadku gdy informacja o Naruszeniu została anonimowo zgłoszona, stosuje się przepisy Ustawy, z wyjątkiem art. 32 ust. 3, 5 i 6, art. 34 ust. 1 pkt 6, art. 37, art. 38, art. 40 ust. 1 zdanie drugie i ust. 2 zdanie drugie oraz art. 41 Ustawy.

§3.
[Sposób postępowania po odebraniu Zgłoszenia, Działania następcze]

1. Osoba Upoważniona po Otrzymaniu Zgłoszenia dokonuje weryfikacji Zgłoszenia z zachowaniem zasady poufności tożsamości osoby informującej o Naruszeniu. Osoba 5 upoważniona jest odpowiedzialna za dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej.
2. Osoba Upoważniona jest obowiązana do potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia Otrzymania Zgłoszenia, wraz z podaniem dokładnej daty Otrzymania Zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
3. Przy podejmowaniu działań następczych, Osoba upoważniona zachowuje należytą staranność, w celu zapewnienia bezstronnego, rzetelnego rozstrzygnięcia sprawy.
4. Maksymalny termin na przekazanie Zgłaszającemu informacji zwrotnej o podjętych działaniach następczych, wynosi 3 miesiące od momentu potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia – 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
5. W przypadku negatywnej weryfikacji zasadności Zgłoszenia i oddalenia podejrzeń w nim zawartych, Osoba Upoważniona niezwłocznie powiadamia osobę, której zarzucono dokonanie Naruszenia, o fakcie Zgłoszenia oraz przeprowadzonej procedurze weryfikacji zasadności Zgłoszenia Naruszeń, których Zgłoszenie dotyczyło, z zastrzeżeniem zasady poufności tożsamości osoby dokonującej Zgłoszenia.
6. W przypadku pozytywnej weryfikacji zasadności Zgłoszenia Osoba Upoważniona niezwłocznie podejmuje decyzję o dalszych działaniach, stosując odpowiednie przepisy prawa, w tym Ustawy oraz Ustawy o AML i Procedury AML.
7. Osoby upoważnione prowadzą rejestr zgłoszeń wewnętrznych. Administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych jest Kancelaria.
8. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
   • numer zgłoszenia;
   • przedmiot naruszenia prawa;
   • dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   • adres do kontaktu Sygnalisty;
   • datę dokonania zgłoszenia;
   • informację o podjętych działaniach następczych;
   • datę zakończenia sprawy.

§ 4
[Szczególna ochrona Sygnalistów]

1. Kancelaria zapewnia Sygnalistom ochronę przed podejmowaniem wobec nich Działań odwetowych, oraz przed próbami lub groźbami zastosowania takich działań. Kancelaria zapewnia również ochronę Sygnalistom wykonującym czynności związane z realizacją przez Kancelarię obowiązków, o których mowa w art. 74, art. 86, art. 89 i art. 90 Ustawy o AML, przed podejmowaniem wobec tych osób działań o charakterze represyjnym lub wpływających na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegających na kierowaniu gróźb.
2. Kancelaria ani Osoby Upoważnione nie podejmują wobec Sygnalistów Działań odwetowych, ani prób lub gróźb zastosowania takich działań.
3. Sygnalista podlega szczególnej ochronie od chwili dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
4. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane Działania odwetowe, polegające w szczególności na:
   1. odmowie nawiązania stosunku pracy;
   2. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
   3. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
   4. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
   5. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
   6. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
   7. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
   8. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
   9. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty;
   10. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
   11. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
   12. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
   13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
   14. mobbingu;
   15. dyskryminacji;
   16. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
   17. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
   18. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
   19. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
   20. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
   21. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.
5. Dokonanie Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 Ustawy, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że Zgłoszenie lub Ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z Ustawą.
6. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
7. Przepisu ust. 6 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy Zgłoszenie.

§ 5
[Zgłoszenia zewnętrzne]

1. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo Organ Publiczny oraz – w stosownych przypadkach – instytucje, organy lub jednostki organizacyjne Unii Europejskiej, za pośrednictwem kanałów komunikacyjnych, wskazanych na stronach internetowych oraz w Biuletynie Informacji Publicznej wyżej wymienionych podmiotów.
3. Sygnaliści wykonujący czynności związane z realizacją przez Kancelarię obowiązków, o których mowa w art. 74, art. 86, art. 89 i art. 90 Ustawy o AML, są uprawnieni do zgłoszenia Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej przypadków takich działań.

§ 6
[Postanowienia końcowe]

1. Procedura obowiązuje od dnia 11 października 2024 r., tj. po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w Kancelarii.
2. Procedura została poddana konsultacjom wewnętrznym z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz Kancelarii, trwającym 7 dni od dnia przedstawienia przez Kancelarię projektu Procedury.
3. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, Kancelaria przekazuje informację o Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.